بالاعتماد على المعايير العالمية

"المالية" تستعرض تجربتها في تطبيق نظام الأرشيف الإلكتروني خلال "جيتكس"

  • الخميس 12, أكتوبر 2017 في 8:02 م
في إطار سعيها للوصول إلى "وزارة بلا ورق" والارتقاء بالمنظومة الرقمية التقنية للحكومة، استعرضت وزارة المالية خلال مشاركتها في فعاليات أسبوع جيتكس التقني 2017 ضمن منصة الجهات الحكومية الاتحادية تجربتها في تطبيق نظام الأرشيف الإلكتروني شاملاً أرشفة الوثائق وإدارة المحتوى.
الشارقة 24 – وام:
 
استعرضت وزارة المالية خلال مشاركتها في فعاليات أسبوع جيتكس التقني 2017 ضمن منصة الجهات الحكومية الاتحادية تجربتها في تطبيق نظام الأرشيف الإلكتروني شاملاً أرشفة الوثائق وإدارة المحتوى، وذلك بالاعتماد على أفضل المعايير العالمية ومعايير الأرشيف الوطني وذلك في إطار سعيها للوصول إلى "وزارة بلا ورق" والارتقاء بالمنظومة الرقمية التقنية للحكومة. 
 
وقامت وزارة المالية بأرشفة ما يقرب من 5 ملايين وثيقة من مختلف الأحجام والأنواع والتي يعود تاريخ بعضها إلى عام 1971 محققة بذلك جملة من الأهداف المتمثلة في ضمان سرعة ودقة البحث في ملايين الوثائق وإمكانية الحصول على النتائج في غضون ثوانٍ قليلة مع المحافظة على الوثائق القيمة والحد من تلفها كنتيجة للاستخدام اليدوي كما يرفع النظام مستويات السرية في تداول المستندات حيث يتم إظهار أجزاء محددة من الوثيقة وإخفاء بعضها، فضلاً عن زيادة حجم المرفقات في الانظمة التي تم ربطها بالأرشيف الالكتروني إلى أكثر من 1000%. 
 
من جهتها، أكدت سعادة مريم محمد الأميري الوكيل المساعد لقطاع الإدارة المالية العامة، حرص الوزارة على أن تكون السباقة في تطبيق أفضل الممارسات، التي من شأنها تعزيز كفاءة الخدمات الرقمية والإلكترونية المقدمة. 
 
وقالت سعادتها، إن لتطبيق نظام أرشفة الوثائق وإدارة المحتوى مزايا إيجابية على مستويات متعددة في مقدمتها، رفع مستوى كفاءة إدارة المعلومات والمستندات بما يضمن سهولة وسرعة الوصول إليها ويدعم سرعة ودقة اتخاذ القرار على مختلف المستويات، كما يحقق عوائد هامة لناحية تعزيز مستوى أمن المعلومات وسرية المستندات. 
 
وأضافت سعادتها لا ننسى أيضاً الانعكاسات الإيجابية لتطبيق هذا النظام على البيئة من خلال الخفض من استخدام وتداول وطباعة الأوراق، والحد من تكرار تداول المستند في أكثر من مكان، الأمر الذي يوفر بدوره مساحات التخزين ويرفع كفاءة الأنظمة، فضلاً عن نقل كافة المرفقات من الأنظمة الى الارشيف. 
 
ويشكل نظام الأرشيف الإلكتروني جزءاً من مساهمة الوزارة في الجهود الحكومية الساعية إلى تطبيق مبادئ التنمية المستدامة وحماية البيئة.